02. Le problème central
Aujourd'hui, les pharmacies doivent gérer leurs commandes auprès de 10 à 20 fournisseurs différents, via plusieurs outils et canaux.
Pour identifier les produits à recommander, les équipes doivent analyser les ventes, vérifier les niveaux de stock puis contacter chaque fournisseur séparément.
Ce processus entraîne :
Comment simplifier les commandes fournisseurs et centraliser le processus dans une seule interface ?
03. Recherche
Pour mieux comprendre le processus de commande, j'ai mené des entretiens avec des pharmaciens et préparatrices, complétés par un atelier UX afin de cartographier le workflow actuel et identifier les points de friction.
"Pour vérifier que j'ai assez de stock pour mes produits, je suis obligée de vérifier chez un fournisseur tous les produits de son catalogue, puis en même temps je dois vérifier manuellement le stock informatiquement... et ça pour 10 à 15 fournisseurs différents."
Préparatrice - User Interview
Les pharmaciens et préparatrices doivent analyser les ventes et les niveaux de stock dans leur logiciel métier pour déterminer quels produits recommander.
Les équipes travaillent avec de nombreux fournisseurs et doivent utiliser différents canaux pour passer commande, du portail web à l'email.
Les équipes se rendent parfois compte qu'un produit manque uniquement lorsqu'un patient en a besoin.
Les commandes sont passées entre deux tâches au comptoir, dans un environnement où les équipes doivent gérer plusieurs demandes simultanément.
04. Process
À partir de ces observations, plusieurs opportunités produit émergent pour simplifier la gestion des commandes.
En utilisant les données de ventes et de stock, le système peut suggérer les produits à recommander.
Une interface unique permet de consulter et commander auprès de plusieurs fournisseurs.
Un tableau de bord permet de détecter rapidement les produits à risque.
Les actions de commande doivent être accessibles en quelques clics.
Afin de permettre aux équipes d'identifier rapidement les besoins et d'agir sans friction, l'interface repose sur des fondations de design pensées pour améliorer la lisibilité des données dans un environnement riche en tableaux.
Police: J'ai choisi Inter pour sa lisibilité et sa flexibilité dans les interfaces numériques. J'ai également utilisé certaines variantes de caractères afin d'améliorer la distinction visuelle et le confort de lecture.
Icons: Lucide Icons a été choisi pour sa cohérence visuelle et la richesse de sa bibliothèque. Son intégration avec Figma et sa documentation complète ont facilité la collaboration entre design et développement.
Couleurs: Les couleurs suivent des conventions d'interface courantes afin de faciliter la lecture et la priorisation des informations. Les couleurs sont définies via des design tokens sémantiques, afin d'assurer la cohérence et de faciliter le handoff avec les développeurs.
Grid: L'interface est conçue sur un écran 1440 px, avec une sidebar fixe de 240 px et une zone de contenu d'environ 1200 px. Cette zone utilise une grille de 12 colonnes pour organiser les composants du dashboard.
Dans un environnement comme la pharmacie, où les équipes doivent analyser rapidement des tableaux de données et passer commande sans perdre de temps, les micro-détails typographiques deviennent essentiels.
Disambiguation: Utilisation d'un jeu de glyphes alternatif pour distinguer clairement les caractères similaires, comme « l » et « I » (i majuscule), ou un « 0 » barré afin de le différencier du « O », améliorant ainsi la lisibilité.
Open Digits: Utilisation de chiffres ouverts (3, 4, 6, 9) pour améliorer la lisibilité à petite taille, réduire les confusions et permettre une reconnaissance plus rapide.
Tabular Number Spacing: Utilisation de chiffres à largeur fixe pour assurer un meilleur alignement dans les tableaux, facilitant ainsi la comparaison des valeurs.
Text Alignment: Les nombres sont alignés à droite pour permettre un scan rapide et une comparaison facile des valeurs, tandis que le texte est aligné à gauche pour améliorer la lisibilité.
05. Résultat final
Le tableau de bord centralise les informations clés liées aux commandes et au stock.
Les indicateurs permettent d'identifier rapidement les produits à commander, les urgences et les commandes en cours afin de prioriser les actions et anticiper les ruptures.
Les commandes sont organisées en catégories comme Suggérées, Récentes ou En préparation. Cette structure permet aux équipes de filtrer rapidement les commandes selon leur état dans le processus.
La création d'une commande se fait en deux étapes simples.
Étape 1: L'utilisateur commence par sélectionner le fournisseur ainsi que quelques paramètres de commande
Étape 2: Le système génère ensuite automatiquement une liste de produits suggérés, basée sur les ventes et les niveaux de stock, que l'utilisateur peut ajuster avant validation
Les indicateurs clés sont organisés selon la logique de décision des équipes : comprendre la rotation du produit, vérifier le niveau de stock, puis décider de commander. L'action Commander est directement accessible dans chaque ligne pour réduire la distance entre analyse et action.
06. Process
Afin d'évaluer la compréhension de l'interface et la fluidité du workflow de commande, un test d'utilisabilité a été réalisé avec 4 préparateurs en pharmacie et 1 pharmacien titulaire.
Les participants ont été invités à accomplir plusieurs tâches représentatives de leur travail quotidien.
Les participants ont rapidement compris comment identifier et créer une commande à partir des suggestions. Cependant, deux points clés sont apparus pendant le test.
Concernant le franco fournisseur, certains utilisateurs devaient calculer mentalement s'il manquait encore du montant pour atteindre le seuil.
J'ai décidé de transformer l'information du franco en barre de progression indiquant directement le montant restant à atteindre (ex. "Encore 25€"), afin de réduire l'effort de lecture et faciliter la prise de décision.
Avant → franco affiché en chiffre
Après → barre de progression
Certains participants ont exprimé le besoin de modifier les quantités ou d'ajouter un produit avant de valider la commande suggérée afin d'adapter la commande aux besoins réels de la pharmacie.
Nous avons décidé de rendre la commande suggérée éditable avant validation, en permettant d'ajuster les quantités et d'ajouter des produits.
Avant
Après
07. Enseignements clés
Travailler sur ce projet m'a appris à mieux prioriser les décisions de design. Dans un outil métier où les utilisateurs doivent gérer de nombreuses informations, l'enjeu n'est pas d'ajouter toujours plus de fonctionnalités, mais de structurer l'interface de manière à rendre les actions essentielles évidentes.
Cette expérience m'a aussi rappelé que comprendre le contexte d'usage est essentiel pour concevoir des solutions réellement utiles.
